Ennakoimalla varaudutaan yllätyksiin

Ennakoimalla varaudutaan yllätyksiin

  • Post published:15/09/2020

Ennakointitiedon laajempi hyödyntäminen päätöksenteon tukena parantaa organisaation kehittymismahdollisuuksia ja varautumista. Perinteinen taustapeiliin tuijottelu ja jo tapahtuneiden asioiden pohjalta toteutettava toiminnan kehittäminen ei yksin riitä vastaamaan nopeasti muuttuvan toimintaympäristön vaatimuksiin.

Varmaa on se, että tulevaisuudessa vallitsee epävarmuus. Koronavirus, sen mukanaan tuoma epätietoisuus tulevasta sekä muutosten nopeatempoisuus ovat korostaneet ennakoinnin merkitystä. Ennakointi auttaa epävarmuuden hallinnassa, sillä sen avulla lisätään tietoa tulevaisuudesta ja vaihtoehtoisista kehityskuluista päätöksenteon tueksi.

Erilaisten kehityskulkujen hahmottaminen ja käsittely ennakkoon on keskeinen askel muutosten havaitsemisessa. Se on myös tärkeä osa varautumista, sillä monipuolinen varautuminen erilaisiin tapahtumakulkuihin helpottaa äkillisen muutoksen yllättäessä.

Enemmän ennakointia, vähemmän reagointia

Ennakoinnin korostaminen reagoinnin sijaan on keskeinen ajatus varautumisessa häiriötilanteisiin. Ennakointi varautumisen työkaluna on esillä myös uudessa Kunnan varautumisen johtaminen -oppaassa (2020). Kun jotain yllättävää tapahtuu, tarvitaan nopeaa reagointia. Organisaatio, jonka työkalupakissa on konkreettisia suunnitelmia tällaisia tilanteita varten, on valmis ja kykenevä toimimaan nopeasti ja toivotulla tavalla. Aihe koskettaa organisaatioita yli toimiala- ja sektorirajojen.

Vain taustapeiliä tuijottamalla menneisyys saattaa saada liian suuren roolin tulevaisuutta koskevassa kehittämisessä. Olisihan eteenpäin liikkuvaa autoakin hankalaa ja jopa mahdotonta ohjata ainoastaan taustapeiliä tuijottamalla. On toki tärkeää ymmärtää mitä on tapahtunut ja miksi. Menneisiin tapahtumiin keskittyvällä tarkastelulla ja oppien keräämisellä on siis ehdottomasti paikkansa, mutta se ei yksin riitä.

Esimerkki auton ajamisesta ja taustapeilistä on sinänsä hauska ja konkreettinen, mutta tavallaan myös kovin suppea ja lyhytnäköinen. Ja sitä kattava ennakointi juuri ei ole. Jos tulevaisuutta koskevaa tietoa haetaan liian suppeasti, saatetaan juuttua pohtimaan asioita tiukasti oman toimialan sisällä. Näin päädytään pyörittelemään jo jokseenkin tuttua tietoa. Monesti kuitenkin laajempi lähestyminen auttaa huomattavasti merkityksellisen ja oivaltavan tiedon löytämisessä. Tärkeää olisi myös pohtia tulevaisuutta pidemmällä aikajänteellä, eikä tyytyä ainoastaan lyhyen aikavälin tarkasteluun. Tällöin panostus ennakointiin tukee suunnitelmallisuutta ja pohdinnoista on hyötyä laajemmin kehittämistyössä.

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan?

Ennakoinnin on tarkoitus tukea organisaation päätöksentekoa tuottamalla tietoa mahdollisista tulevaisuuden kehityskuluista. Kattavan ennakointitiedon hyödyntäminen laajasti organisaatiossa auttaa suunnittelemaan toimintaa yllätysten varalta ja parantaa varautumista. On siis tärkeää pysähtyä pohtimaan, mitä tulevaisuus tuo tullessaan. Ainakin se tuo lisää yllätyksiä – siitä voimme olla varmoja.

Me Kokonatilla autamme mielellämme organisaatiotasi ennakointityössä

Ennakoinnin tukena käytämme skenaariotyön menetelmiä tai dokumenttianalyysiä. Ennakointiprojektin tuloksena teemme asiakkaan tilanteen mukaisia skenaarioita, jotka auttavat ymmärtämään muutoksia kokonaisvaltaisesti. Skenaarioiden tarkoituksena on luoda raamit toimintaympäristön seurannalle ja auttaa organisaatiota tunnistamaan tärkeät kehityskulut.

Haluatko kuulla, miten ennakointityö voisi olla hyödyksi sinun organisaatiossasi? Ota yhteyttä niin jutellaan lisää.

Katri Laakso

Johanna Dietrich