Päivitetty maaliskuu 2023
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Kokonat Oy (3000238-1)
Osoite: PL 9, 00321 Helsinki
Sähköposti: info@kokonat.fi
2. Rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Johanna Dietrich, Kokonat Oy
Yhteystiedot: info@kokonat.fi
3. Rekisterin nimi
Kokonat Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Lomakkeen kautta saatuja henkilötietoja käytetään palveluidemme tarjoamiseen, asiakassuhteiden hoitamiseen ja yhteydenpitoon.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä ”GDPR”) mukaiset perusteet:
- rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
- käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
- käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
5. Rekisterin tietosisältö ja suunniteltu säilytysaika
Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Yhteystiedot, kuten henkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Työhön/asemaan liittyvät perustiedot
- Organisaatio
- Kokonat Oy:n ja rekisteröityjen väliseen vuorovaikutussuhteeseen liittyviä tietoja, kuten tilaustiedot ja osapuolten välinen yhteydenpito. Tämän lisäksi rekisteröidystä voidaan tallentaa muita mahdollisia rekisteröidyn itsensä antamia muita tietoja.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Tiedot poistetaan rekisteröityjen niin pyytäessä.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
8. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Kokonat Oy ei luovuta rekisterin tietoja yrityksen ulkopuolisille tahoille. Tietoja ei myöskään siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. Rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen käsittelyssä
Oikeus tietojen tarkistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyn tulee lähettää tarkastuspyyntö osoitteeseen info@kokonat.fi. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.
Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.
Kokonat huolehtii käsittelemiensä henkilötietojen laadusta. Virheelliset tiedot korjataan ja tarpeettomat tiedot poistetaan oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
Oikeus vaatia tietojen poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@kokonat.fi
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
