Fasilitoidun työpajan järjestäminen on helppoa ja kivaa, kun jo suunnitteluvaiheessa mukaan napataan fasilitaattorit. Ammattimainen fasilitaattori tukee työpajan järjestelyissä alusta alkaen ja hoitaa päivän juoksutuksen sekä fasilitoinnin jouhevasti.
Kirjoita fasilitoidun työpajan tavoite ylös
Ensimmäinen ja oikeastaan tärkein askel työpajan suunnittelussa on tavoitteen kirkastaminen. Hyvä lopputulos saavutetaan vain jos tavoite on järjestäjälle, fasilitaattoreille ja osallistujille selvä.
Tavoitteen ympärille rakennetaan osallistujalista, työpajaan sopivat menetelmät ja tarkempi aikataulu. Jos työpajan tavoitteena on kehittää jotain täysin uutta, se tuskin onnistuu perjantai-iltapäivänä. Osallistujien profiili ja määrä vaikuttaa siihen kuinka syvällisiä ja pitkiä keskusteluja voidaan käydä esimerkiksi pienryhmissä.
Hyvä tavoite on luonnollisesti selkeä ja ymmärrettävä. Ymmärtääkö osallistuja, millaista tietoa työpajassa halutaan tuottaa? Onko tavoite tarpeeksi konkreettinen, jotta siihen voi tarttua? Voisiko tavoitteen kääntää haasteen muotoon: miten osallistujat taklaisivat keksityn ongelman omassa organisaatiossaan?
Usein työpajoilla haetaan jotain tällaista: Tunnistetaan organisaatiomme kehittämiskohteita ja parhaita toimintatapoja. Osallistujaystävällisempi tavoite voitaisiin sanoittaa esimerkiksi näin: Mitkä asiat helpottaisivat omaa työskentelyäni? Mitkä asiat tekevät työpäivistäni mukavia?
Päivän resepti: läsnäoloa ja kahvitaukoja
Etevät fasilitaattorit osaavat luoda tilanteita, joissa vaaditaan aitoa läsnäoloa. Fasilitoitu työpaja on saavuttanut tavoitteensa, kun osallistujat innostuvat keskustelemaan valitusta aiheesta vilkkaasti. Vasta-argumentointia ja rakentavia ajatuksia ei pidä pelätä, sillä erilaiset näkökulmat tuovat keskusteluun jotain uutta.
Paras mahdollinen lopputulos saavutetaan silloin, kun osallistujat kuuntelevat, ymmärtävät päivän agendan ja osallistuvat keskusteluun. Kaikki tämä vaatii läsnäoloa jokaiselta osallistujalta. Työpajat vaativat sekä fasilitaattoreilta että osallistujilta paljon, ja siksi on erittäin tärkeää pitää kahvitauot osana työpajapäivän ohjelmaa!
Opit aktiiviseen muistiin kehittämistyötä varten
Keskustelujen lomassa syntyneet oivallukset ovat tärkein anti päivästä. Kokeneet fasilitaattorit poimivat ajatustenvaihdosta olennaisimmat asiat ja ottavat ne osaksi keskustelua päivän yhteenvedossa. Työpajan järjestäjän ja fasilitaattorin on hyvä sopia etukäteen, kuka kirjaa päivän pohdinnat ja kehitysehdotukset ylös tulevaisuutta varten.
Järjestäjälle huoleton ratkaisu on antaa muistiinpanojen kirjaaminen fasilitaattorin tehtäväksi. Näin järjestävä taho voi itse osallistua työpajojen keskusteluihin ja reflektoida ajatuksia itsenäisesti ilman painetta muistiinpanojen tekemisestä.
Vinkki tulosten jatkotyöstöön
Työpajan keskeisimmät opit on hyvä ottaa muistilapulle työpöydän kulmaan viikoksi tai pariksi.
Ai miksi?
Kun opit on nostettu kirjaimellisesti esille, huomiosi keskittyy niihin aina silloin tällöin työpäivän lomassa. Se edistää kehitysehdotusten ja oppien tuomista osaksi käytännön tekemistä.
Pohditko työpajan järjestämistä? Haluatko huolettoman ratkaisun fasilitoidun työpajan järjestämiseen? Soita meille ja autamme sinua ammattimaisen tilaisuuden järjestämisessä!
Teksti: Johanna Dietrich
